5 professionnels du design partagent leurs astuces de productivité

11 septembre, 2018

Ces cinq professionnels du design dynamiques ont quelque chose en commun : ils sont tous extraordinaires en organisation, en planification et en efficacité. Alors, comment se débrouillent-ils avec une semaine chargée de créativité, de présentations clients, de visites sur les sites de travail et d’emails sans fin ?

 

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Le temps du design

« Pour faire une table, il faut du bois, pour faire du bois, il faut un arbre, » et pour que la créativité arrive, il faut du temps. Telle est la philosophie de l’atelier créatif multidisciplinaire italien Velvet LAB, fondé par Gianluca Bocchetta.

« Je crois que le temps est au cœur de notre travail : au début de chaque projet, nous avons beaucoup de temps, mais le secret pour augmenter la productivité, c’est de s’assurer que vous ne le gaspillez pas. En cette époque de mondialisation, le monde est submergé par des phénomènes de mode et de technologie, et une idée qui, aujourd’hui, semble innovante demain, est peut-être déjà obsolète. C’est pourquoi je travaille beaucoup sur la conception de l’utilisation du temps dont nous disposons pour améliorer la qualité de ce que nous produisons.

Dans Velvet LAB, il est d’usage d’organiser des briefings quotidiens, où l’on peut comparer et organiser la façon de traiter un projet. Le design signifie aussi la méthode pour répondre aux besoins et le premier dans le cas du design commercial c’est de  » respecter les délais « . Nous élaborons un horaire hebdomadaire, puis un horaire quotidien où nous mettons immédiatement en place des points de contrôle à atteindre –qui correspondent souvent au week-end. Nous le faisons pour pouvoir commencer la semaine sans avoir à  » reprendre  » quelque chose. Et enfin, nous nous assurons que nos designs dureront dans le temps ! C’est le temps du design. « 

 

Vibia - Stories - Productivity - Tips - To-do lists

Conseils pour dresser une liste de choses à faire

Ivonne Ronderos, directrice créative de DKOR Interiors à Miami, croit aussi fermement qu’il faut organiser son temps en fonction des objectifs et planifier en créant des listes détaillées indiquant ce qui doit être fait pour soutenir une longue période de travail. Un autre ingrédient clé de son succès repose sur la flexibilité.

« Nous avons plusieurs projets en cours en même temps et il est donc fondamental d’avoir un plan. Au lieu de me préparer pour une journée à la fois, mon conseil est de planifier quelques semaines à l’avance et même de prévoir la tournure que prendra le calendrier du mois dans son ensemble. J’adore mon Passion Planner ! En gros, c’est mon meilleur ami.

Noter tout ce qu’il faut faire aide beaucoup… mais cela ne garantit pas toujours que tout se passera exactement comme ça. J’utilise des notes autocollantes en guise de marqueurs de rendez-vous ou d’objectifs qui pourraient être plus souples pour permettre des réaménagements au fil des semaines et établir mes priorités en fonction de ce qui peut être plus utile pour mon équipe. »

 

Les choses à faire et à ne pas faire en matière de technologie :

Directrice du design de Resource Furniture, neuf showrooms répartis de Mexico à Vancouver, Challie Stillman est littéralement partout ! Basée à New York, où elle est également consultante en design, elle nous livre ses secrets pour organiser son emploi du temps.

« Alors que la nature du travail évolue sans cesse avec l’utilisation accrue de la technologie, je me suis retrouvée à intégrer de nouveaux trucs, mais aussi à conserver d’anciennes méthodes. Bien que je sois obsédée avec le calendrier (avec des notifications !), rien de tel qu’une bonne vieille liste de choses à faire écrite à la main chaque matin pour m’aider à tenir mes objectifs.

Bien que Challie soit dévouée à sa liste écrite à la main, elle recommande également que les professionnels explorent les nouvelles technologies qui aident à coordonner les tâches effectuées en équipe et à en optimiser l’efficacité pour des projets à long terme.

« Un outil que notre cabinet a trouvé incroyablement utile, c’est Wrike, un logiciel de gestion du travail. Il nous a aidés à faire le suivi de nos tâches individuelles, de nos équipes et de nos projets inter-départements. Il est extrêmement facile à personnaliser et à utiliser, et il est accompagné d’un formateur attitré pour une aide supplémentaire. »

Lorsqu’elle travaille seule, elle utilise également la technologie pour rester concentrée et éviter les distractions.

« Quand je travaille de façon indépendante, je trouve que les bureaux en open space peuvent être très distrayants. J’utilise souvent des écouteurs pour bloquer les conversations autour de moi. Tout est dans la bonne musique : j’adore les playlists de Focus sur Tidal ! »

 

Vibia - Stories - Productivity - Tips - Collaborate and Conquer

Collaborez et vous vaincrez !

C’est grâce au travail d’équipe et à la collaboration que je reste au sommet de mon art, partage Anne Frederiksen de Prudential Lighting Projects, lauréate de la Distinction présidentielle AIA 2018 à Los Angeles. Anne travaille en étroite collaboration avec des architectes et des designers et est reconnue par tous pour avoir su mettre en contact des équipes de personnes de la communauté du design dans de nombreux domaines, ce qui lui a valu de remporter un grand nombre de récompenses pour ses projets.

Essayer d’assurer le bon déroulement de ces collaborations dans une ville réputée pour ses embouteillages incroyables peut être pour le moins éprouvant, c’est le moins qu’on puisse dire, mais elle utilise à son avantage ce problème unique.

« Le temps est un facteur de limitation dans une ville comme Los Angeles, c’est pourquoi nous organisons beaucoup d’événements pour nos clients de concert avec d’autres organisations afin qu’ils puissent profiter au maximum des quelques quelques heures précieuses dont ils disposent. Que ce soit avec IES, l’AIA, une exposition en partenariat ou avec une institution, une collaboration est infiniment plus intéressante et efficace. »

 

Vibia - Stories - Productivity - Tips - Clear your Mind

Libérez votre esprit

Une recommandation générale de nos professionnels était de consacrer du temps à se concentrer sur soi-même et à clarifier ses pensées, peut-être même à trouver une perspective différente.

Katharina Franke de FrankeLeuchten fait passer la philosophie du temps de réflexion à un autre stade, en planifiant de courtes vacances au moins une fois tous les quelques mois et des vacances plus longues une fois par an.

« Je ne lis pas les e-mails professionnels ou ne réponds pas aux appels professionnels sur mon portable pendant les vacances… Mon cerveau est agile, et je suis très motivée quand je rentre de vacances, même si elles ne durent que quelques jours. Souvent, les meilleures idées que j’ai sont celles qui me viennent en voyage parce que je suis sortie de mon état d’esprit professionnel et que j’ai une vision totalement différente. »

Katharina croit aussi qu’il est important de prendre du temps libre lorsqu’elle est au bureau pour rester concentrée. Une recommandation : pendant la journée, accordez-vous au moins 30 minutes où votre cerveau ne fait rien.

« Quand avez-vous regardé pour la dernière fois par la fenêtre sans rien faire ni penser ? Mon cerveau a besoin de pauses. Parfois, je prends cette pause assise dans un train ou dans le métro, sans regarder sur mon portable ou sans rien lire. Souvent, je m’assois quelque part dans la nature, et je regarde les gens, les abeilles ou les nuages. »

Sa dernière recommandation ? « 

Rangez votre table de travail tous les jours. J’ai appris à le faire quand je travaillais dans un showroom. Maintenant, mon bureau est dans un espace clos, mais je le range pour moi. Parfois, à la fin de la journée, s’il y a beaucoup de choses qui n’ont pas été terminées, je rédige une liste de choses à faire le lendemain, pour pouvoir m’en libérer l’esprit. Je trie les papiers dans le même ordre que la liste afin de pouvoir les relire dès le matin. J’écris des courriels aux membres de l’équipe si j’ai oublié de leur mentionner quelque chose en personne et je fais le ménage dans mes courriels, pour ne garder que les messages non lus dans ma boîte de réception. »