Cinco profesionales del diseño nos cuentan sus estrategias para aumentar la productividad

11 septiembre, 2018

Estos cinco dinámicos profesionales del diseño tienen algo en común: todos son increíbles en organización, planificación y eficiencia. Así que, ¿cómo se las arreglan durante una semana de creatividad, presentaciones a clientes, visitas a distintos lugares de trabajo y correos electrónicos interminables?

 

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Tiempo de diseño

“Para hacer una mesa se necesita madera, para hacer madera se necesita un árbol”, y para crear se necesita tiempo. Esta es la filosofía del taller creativo multidisciplinar italiano Velvet LAB, fundado por Gianluca Bocchetta.

“Creo que el tiempo es central en nuestro trabajo: al principio de cada proyecto tenemos mucho tiempo, pero el secreto para aumentar la productividad es asegurarnos de no perderlo. En este momento social, el mundo está sumergido en los “fenómenos” de la moda y la tecnología, y una idea que hoy parece innovadora, mañana puede ser obsoleta. Por lo tanto, para mejorar la calidad de lo que producimos, trabajo mucho en el diseño del uso del tiempo de que disponemos.

En Velvet LAB acostumbramos a organizar sesiones informativas diarias, que nos permiten comparar y organizar la forma de afrontar un trabajo. Consideramos que el método para abordar las necesidades también es diseño y, en el caso del diseño comercial, lo prioritario es “respetar los plazos”. Elaboramos un horario semanal y, después, uno diario, en el que establecemos inmediatamente los puntos de control a los que debemos llegar –que a menudo se corresponden con el fin de semana. Lo hacemos para poder empezar la semana sin tener que “reanudar” algo. Y, finalmente, ¡nos aseguramos de que lo que dibujamos se mantenga en el tiempo! Tiempo de diseño. “

 

Vibia - Stories - Productivity - Tips - To-do lists

Consejos para la lista de cosas por hacer

Ivonne Ronderos, directora Creativa de DKOR Interiors en Miami, es también una firme creyente en la organización de su calendario, basado en objetivos y planificación mediante la creación de listas de tareas detalladas, que apoyan la programación a largo plazo. Otro ingrediente clave para su éxito es la flexibilidad.

“Tenemos múltiples proyectos en marcha al mismo tiempo y, por lo tanto, tener un plan es fundamental. En lugar de prepararme para un día, mi consejo es planear con un par de semanas de anticipación e, incluso, echar un vistazo a cómo será todo el mes en mi calendario. ¡Me encanta mi Passion Planner! Básicamente, es mi mejor amigo.

Escribir lo que hay que hacer ayuda mucho. Sin embargo, eso no siempre garantiza que todo vaya a suceder exactamente como se ha planeado. Para priorizar en función de cómo puedo ser más útil para mi equipo, utilizo notas adhesivas como marcadores de posición para citas u objetivos que podrían ser más flexibles y que permitirían ajustes a medida que pasan las semanas”.

 

Qué hacer y qué no hacer con la tecnología:

Con nueve showrooms que abarcan desde Ciudad de México hasta Vancouver, Challie Stillman, directora de diseño de Resource Furniture‘s, está literalmente en todo el mapa. Con base en Nueva York -donde también hace consultoría de diseño- comparte con nosotros sus secretos para mantener su agenda organizada.

“Como la naturaleza del trabajo sigue cambiando con el uso creciente de la tecnología, me he encontrado incorporando nuevos trucos, pero también aferrándome a métodos antiguos. Me obsesiono con el calendario (¡con alertas!), pero nada mantiene mis objetivos en el buen camino como escribir cada mañana una lista de cosas pendientes a la antigua, a mano.

Aunque Challie pueda estar haciendo una lista con lápiz y papel, también recomienda que los profesionales exploren las nuevas tecnologías, que ayudan a coordinar las tareas del equipo y a maximizar la eficiencia de los proyectos a largo plazo.

“Sin embargo, una herramienta que nuestra oficina ha encontrado increíblemente útil es Wrike, un software de gestión del trabajo. Nos ha ayudado a hacer un seguimiento de nuestras propias tareas individuales, equipos y proyectos interdepartamentales. Es altamente personalizable y fácil de usar y, para proporcionar mayor soporte, viene con un entrenador”.

Cuando trabaja en solitario, también utiliza la tecnología para mantenerse concentrada y evitar distracciones.

“Cuando trabajo sola, los planos abiertos pueden llegar a distraerme mucho. A menudo, uso auriculares para aislarme de las conversaciones periféricas. Todo es cuestión de contar con la música adecuada; ¡me encantan las listas de reproducción Focus, de Tidal!”

 

Vibia - Stories - Productivity - Tips - Collaborate and Conquer

Colaborar y conquistar

“Para mí, el trabajo en equipo y la colaboración son el mejor sistema para estar al corriente de todo al máximo nivel”, nos dice Anne Frederiksen de Prudential Lighting Projects, que ha conseguido el Presidential Honor de AIA Los Angeles 2018. Anne trabaja en estrecha colaboración con arquitectos y diseñadores, y es conocida por todos por conectar equipos de personas de múltiples campos de la comunidad del diseño, logrando proyectos premiados.

Tratar de mantener estas colaboraciones funcionando sin problemas en una ciudad famosa por su escandaloso tráfico puede ser agitado, como mínimo, pero ella utiliza este problema único a su favor.

“El tiempo es un factor que limita mucho en una ciudad como Los Ángeles y, por eso, organizamos muchos eventos para nuestros clientes con otras organizaciones. Esto les permite maximizar las valiosas pocas horas que les sobran. Ya sea con IES, AIA, con una exposición o institución asociada, una colaboración es infinitamente más interesante y eficiente”.

 

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Despeja tu mente

Una recomendación general de nuestros profesionales es dedicar tiempo a centrarse en uno mismo y a despejar la mente, llegando -incluso- a conseguir una perspectiva diferente.

Katharina Franke de FrankeLeuchten lleva la filosofía del tiempo de reflexión un paso más allá, planificando vacaciones cortas por lo menos una vez cada pocos meses, y unas vacaciones más largas una vez al año.

“No leo correos electrónicos de trabajo ni contesto llamadas profesionales en mi móvil durante las vacaciones… Mi cerebro está fresco y estoy muy motivada después de las vacaciones, incluso si solo han sido un par de días. Muchas veces, las mejores ideas me llegan durante un viaje, porque he salido de mi mentalidad empresarial y he llegado a tener una visión totalmente diferente”.

Para mantenerse concentrada cuando está en la oficina, Katharina cree en las bondades de tomarse un tiempo. Recomienda darse -por lo menos- 30 minutos al día durante los cuales el cerebro no haga nada.

“¿Cuándo fue la última vez que miraste por la ventana sin hacer ni pensar nada? Mi cerebro necesita descansos. A veces, disfruto de este descanso sentada en un tren o en el metro, sin mirar mi móvil ni leer nada. Otras veces, me siento en algún lugar en plena naturaleza, observando gente, abejas o nubes”.

¿Su recomendación final?

“Limpia tu mesa de trabajo todos los días. Aprendí a hacer esto cuando trabajaba en un showroom. Ahora, mi escritorio está en un espacio cerrado, pero lo limpio yo misma. A veces, al final del día, si han quedado muchas cosas por terminar, escribo una lista de control para el día siguiente, para poder sacar las tareas de mi mente. Ordeno los papeles de la misma manera que la lista, para revisarlos a primera hora de la mañana. Si he olvidado comentar algo en persona, escribo correos electrónicos a los miembros del equipo, y “limpio” mi correo electrónico, de forma que solo queden en mi bandeja de entrada los mensajes pendientes”.